time management

5 Consigli per un efficiente Time Management

Torno a scrivere su questo argomento perché per quanto non faccia alcun tipo di promozione al mio workshop sul time management, resta uno dei corsi “più gettonati” tra Professionisti e Imprenditori.

Questo vuol dire che la tematica è particolarmente sentita…

Lavorare di più, meglio ed in meno tempo è l’obiettivo e, per riuscirci bisogna capire come risparmiare tempo per usarlo in modo più efficace e produttivo.

In effetti, avere una valida gestione del tempo è fondamentale per poterti focalizzare al massimo sul tuo business e raggiungere i tuoi obiettivi.

I seguenti suggerimenti, mirati al comprendere come risparmiare tempo, ti aiuteranno a essere più efficiente, riducendo lo stress, attraverso un efficace time management:

 

  1. Progetta e pianifica il tuo lavoro

Pianificare il tuo lavoro è la strategia più importante che tu possa adottare per una gestione efficace del tempo. Come professionista e imprenditore, sei sotto pressione per prendere decisioni, rispettare le scadenze, gestire problemi, senza dimenticare la necessità di acquisire clienti.

Se non pianifichi al meglio le tue giornate, il tuo tempo finirà per essere gestito dai tuoi clienti, da dipendenti o collaboratori, da liberi professionisti, piuttosto che dai tuoi familiari o daa latri

Se desideri ottenere maggiori risultati in tal senso, prova a verificare cosa stai facendo oggi in termini di pianificazione rispetto a:

– Attività ben definite tra prioritarie, importanti ed effettivamente urgenti;

– Chiarezza rispetto alle attività che solo e soltanto tu puoi e devi fare;

– Avere una programmazione cui fai assoluto e costante riferimento;

– Smartphone, Tablet, Agenda… con un quadro chiaro di appuntamenti, scadenze, idee, …;

– Tempi dedicati alla gestione delle interruzioni, al dialogo con collaboratori e partner e altre specificità legate alla tua attività di cui riesci a far rispettare gli orari e come ti comporti in caso di effettive urgenze;

– Capacità do gestire chiamate telefoniche ed e-mail fino al momento in cui hai pianificato di occupartene;

– Pianificazione puntuale e dettagliata del tempo da dedicare alle attività che producono i maggiori vantaggi e che ti portano al conseguimento dei tuoi risultati in termini di fatturato.

  1. Definisci ciò che è prioritario, importante o urgente

Mi piace sempre su questo citare Eisenhower: “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.

Mi piace perché mi permette di farti comprendere che devi avere un metodo che categorizza le tue attività, ad esempio, in importanti, non importanti, urgenti e non urgenti, …

Eisenhower per restare sull’esempio, definiva le attività in urgenti e importanti, importanti ma non urgenti, cui seguivano urgenti ma non importanti e quindi gli impegni non urgenti e non importanti.

Questa metodologia è ovviamente sbagliata perché figlia di quei tempi e del modo di vivere di quel Presidente, ma resta il tema invece corretto e attuale delle categorizzazioni in cui devi sempre aver chiare le tue principali Priorità.

Altra metodologia tipica dei sistemi di time management è la ABC che prevede la classificazione di tutte le tue attività con le lettere A, B e C in ordine di importanza. È anche possibile in questo metodo assegnare priorità a ciascuna categoria elencandola come numero 1, 2 o 3 in priorità.

Rispetto ad Eisenhower… quest’ultimo è decisamente un sistema più attuale! 🙂

Per fare al meglio questo tipo di classificazioni, bisogna sempre far riferimento al buon Pareto ed il suo principio spesso definito come regola 80/20.

Una regola importante perché ti fa riflettere sul fatto che, probabilmente, anche nella tua attività, è molto probabile che, il 20% delle attività produce l’80% del tuo business.

Il tuo time management è oggi orientato a dare priorità assoluta a quel critico 20% che genera il maggior rendimento per la tua attività?

  1. Accorpa attività simili

Riuscire a organizzare il tuo tempo accorpando attività simili può farti risparmiare molto tempo.

La focalizzazione su tematiche simili ti rende sostanzialmente più efficace e produttivo. Gestione di partner/collaboratori, attività telefoniche, gestione posta elettronica, analisi dati, appuntamenti, …
  1. Delega in modo responsabile
Delegare è spesso una delle cose più difficili da fare per professionisti e imprenditori ma la delega è un “grande risparmiatore di tempo” ed è essenziale attuarla (ove possibile) se si desidera ridurre lo stress, ottenere più risultati e aumentare il proprio fatturato.

Fai un’analisi oggettiva: cosa devi fare per forza personalmente? Che cosa potresti affidare ad altri o alla tecnologia? Parzialmente o integralmente? Quale sarebbe il rapporto costi/benefici?

  1. Minimizza le distrazioni

Le distrazioni sul lavoro e non causano facilmente, in professionisti e imprenditori, l’impossibilità di attuare quanto pianificato.

Tra le varie e più usuali… quelli che vogliono parlare assolutamente con te quando lo dicono loro o perché così li hai abituati, la lettura continua della messaggistica sullo smartphone, la risposta immediata a qualsiasi telefonata, …

Per quanto possa sembrarti impossibile, devi assolutamente aver chiaro che, riprendere la concentrazione dopo un’interruzione porta via una quantità significativa di tempo.

Cinque semplici suggerimenti per attuare un efficace time management. Consigli che possono aiutarti a risparmiare e recuperare tempo.

Tempo che potrai usare per lavorare meglio, evitare lo stress, generare maggiori entrate o… per avere più tempo libero.

Buon più tempo! 🙂

Fabrizio Diluca

Fabrizio Diluca Linkedin  Fabrizio Diluca Twitter  facebook-fabrizio-diluca

 

 

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2 commenti

  1. Grazie
    Sono informazioni fondamentali che fà sempre bene ripassare…spesso ci si dimentica

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