efficace gestione del tempo

Efficace Gestione del Tempo: Una risorsa molto preziosa

Tutti vorrebbero fare più cose in meno tempo, avere un’efficace gestione del tempo. E’ desiderio comune tra professionisti ed imprenditori.

Molti hanno un fitto calendario di incontri, molti lavorano un sacco di ore al giorno, ogni settimana dell’anno, con l’eccezione forse di qualche attimo in prossimità delle festività. Altri ancora, hanno collaboratori e partner da gestire costantemente e una quantità elevata di altri impegni.

Entrando subito nel merito, è bene considerare che per avere più tempo a disposizione, è spesso necessario apportare dei cambiamenti alle proprie abitudini.

Sopratutto professionisti e imprenditori, spesso oltre a non delegare anche quando possibile, non possiedono un modo sufficientemente organizzato ed efficiente di portare a termine i loro impegni. Eppure, sanno che la loro crescita e il loro successo dipendono dalla possibilità di creare un’attività autosufficiente, ovvero, che funzioni anche in loro assenza magari grazie ad un gruppo di collaboratori motivato, affidabile e qualificato.

Detto ciò, potrà sembrarti strano ma molte persone, più tempo hanno a disposizione per fare qualcosa, più tendono a sprecarlo… con il risultato che, se anche la scadenza di un’attività è nota da qualche tempo oppure la stessa è già stata posticipata di una settimana, si ritrovano in affanno ed a fare le ultime cose la sera prima…

Ti è mai capitato? Sai perché accade?

Questo fenomeno è stato studiato da Cyril Parkinson alla fine degli anni ’50 (Legge di Parkinson) valutando in modo realistico (ed anche un po’ ironico) le problematiche legate alle gestione del tempo ed al funzionamento delle organizzazioni aziendali.

Tutto parte da questa prima affermazione: “Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo a disposizione per completarlo. E quindi, più tempo si ha e più il lavoro da svolgere sembra importante e impegnativo”. Questo porta spesso a far si che: “Più tempo a disposizione si avrà, più se ne sprecherà”.

Ovviamente, il rovescio positivo di questo aspetto è che: “Quando il tempo scarseggia, chi lavora lo fa con maggiore efficacia motivato dal rischio di non riuscire a completare un compito a scadenza ravvicinata, con la prospettiva di possibili conseguenze negative”.

Arguto il nostro ricercatore, non trovi?

Per utilizzare a “nostro vantaggio” quanto scoperto da Parkinson basterebbe quindi, per gestire il tempo in modo efficace, seguire questi 5 semplici passi:

  1. Identifichiamo con precisione l’attività da svolgere;
  2. Stabiliamo quindi un tempo congruo per portare a termine l’attività;
  3. Dividiamo questo tempo per due. Sì, esatto, dimezziamo il tempo che abbiamo ipotizzato;
  4. Aiutiamoci eliminando qualsiasi interferenza (esattamente come già facciamo oggi quando siamo in forte ritardo e dobbiamo assolutamente terminare qualcosa… spegniamo o eliminiamo la connessione dati del cellulare… “chiudiamo le porte”.. non guardiamo la posta elettronica, ….);
  5. Focalizziamoci quindi sul portare a termine l’attività nel tempo così stabilito.

Un buon modo di iniziare a fare un po’di auto analisi sulla propria gestione del tempo, è provare a pensare che…

Il 50% di quello che stai facendo potrebbe essere una distrazione!

Per provocarti, inizio a dirti che seguire costantemente Facebook, Twitter o WhatsUp, se non strettamente utile alla tua attività, può comportare un grande dispendio di tempo ed è doppiamente dannoso se le informazioni che ne trai non sono rilevanti ai fini di quello che devi svolgere.

Quanto tempo dedichi oggi ai Social? Più di mezz’ora al giorno? Pensaci bene…

Continuando, anche il tempo dedicato a quotidiani, siti o blog per acquisire informazioni non strettamente attinenti alla tua attività è tempo perso.

Inoltre (e qui la provocazione tocca il suo apice…) anche leggere continuamente la propria posta “aziendale” o “personale” durante le ore che dovresti dedicare alla massima produttività, è un’inutile perdita di tempo.

Al contrario, concentrarsi sulla propria attività e sul proprio business per migliorarlo e “sistematizzarlo”, fa guadagnare molto tempo.

E’ importante quindi che tu faccia subito un’accurata selezione e che ti dia delle regole sulla gestione del tempo che ti impegnerai a rispettare con te stesso.

Spesso molti creano un elenco delle cose da fare (To do List) ma completano sempre prima le cose che prevedono il minimo sforzo o le cose che vogliono fare in quel momento. Operare in questo modo oltre che professionalmente disastroso riduce sensibilmente il tempo disponibile perché porta a fare cose importanti nel momento in cui divengono improcrastinabili, cioè proprio quando, ci saranno maggiori difficoltà e ci vorrà quindi più tempo per farle.

Tra le buone abitudini dovrebbe esserci anche quella di svegliarsi presto, alla stessa ora ogni giorno, fare un minimo di attività fisica, colazione con calma per poi passare le prime cinque ore della giornata (quelle più produttive) a fare solo quelle attività che sono direttamente correlate all’incrementare il proprio fatturato.

Inoltre…

Avere una “To Do List” sempre aggiornata che opera non per urgenze, ma per priorità è fondamentale. Tutte le azioni devono essere guidate da un ordine di priorità, non dalle urgenze.

Abitudini Efficaci = Tempo Guadagnato

 

Regola come vedi molto semplice, quanto inapplicata. Ci sono metodi, strumenti e tecniche di Time Management per gestire efficacemente il proprio tempo.

 

Cambiare le tue abitudini può consentirti di “guadagnare” tempo da “spendere” per lavorare più serenamente e senza stress, per coltivare i tuoi interessi, per stare di più con i tuoi cari e per migliorare il tuo benessere psicofisico.

Sei interessato a questi questi benefici?

Fabrizio Diluca

Fabrizio Diluca Linkedin  Fabrizio Diluca Twitter  facebook-fabrizio-diluca

 

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6 commenti

  1. Sara Biadati

    Per la serie chiedi e ti sarà dato… proprio ieri mi stavo chiedendo cosa fare per migliorare la mia gestione del tempo e… eccolo qui 🙂

    un caro saluto
    Sara

  2. Francesca outbound

    Questo post è esattamente quello che stavo cercando. Sono palesemente affetta dalla legge di parkinson e invasata dalle distrazioni 🙂
    Scherzi a parte (ma mica tanto…) mi ha fatto riflettere e… prendere qualche provvedimento con me stessa.
    Grazie

  3. Articolo molto interessante e stimolante. Grazie.

  4. Fabrizio Diluca

    Grazie a te Katy 🙂

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