Time Management: 16 utili suggerimenti

Un post sul Time Management dedicato in particolare a Startupper, Professionisti e Piccoli Imprenditori… “superimpegnati”.

Un articolo per aiutarti a non confondere mai le tante ore lavorate con il duro lavoro e ad evitare di pensare che tante ore lavorate corrisponda sempre a tanti risultati conseguiti.

Spesso non è così, spesso tante ore equivale solo a tanto stress in più…

Torno quindi sull’argomento Time Management, visto il successo di visite del precedente “Gestione del Tempo: Quanto sei Efficiente?“, usando e commentando le citazioni sul tempo che più mi hanno colpito nel corso della mia carriera prima manageriale e poi imprenditoriale.

Naturalmente, questo è un post utile solo a chi ritiene di non riuscire a fare mai abbastanza con il tempo che ha a disposizione.

Consigli e suggerimenti quindi, che ti auguro di poter applicare al tuo time management

Efficace programmazione del tempo

“La chiave non è nel non spendere tempo, ma nell’investire in esso” (Stephen R. Covey)

Questa frase mi aiuto a capire che il tempo è una risorsa come tutte le altre.

Se non lo stai trattando quindi come un investimento, inizia a pensare a come potresti “budgettizzarlo” esattamente come probabilmente già fai per la gestione economica e finanziaria della tua attività.

“Il tempo è la risorsa più scarsa. Quindi sino a che non sarai in grado di gestire il tempo, non sarai in grado di gestire nient’altro” (Peter F. Drucker)

Certo affermazione un po’ forte quella del nostro Peter Drucker ma è un classico che vale sempre la pena rivisitare perché pone l’efficace gestione del tempo come la conquista di un’abilità capace di renderti efficace anche nel gestire qualsiasi altra attività professionale. Sostanzialmente, se riesci in questo…

“Un compito utile portato a termine con successo vale una mezza centinaio di compiti eseguiti a metà” (Malcolm S. Forbes)

Può apparire una citazione scontata ma tutti noi abbiamo un tempo limitato.

Quindi, è importante usarlo per fare una cosa molto bene, piuttosto che spendere lo stesso tempo su centinaia di altre esigenze che però potrebbero insinuarsi inutilmente nella tua to-do list.

“Se non sai esattamente dove stai andando, come puoi sapere quando arriverai?” (Steve Maraboli)

Questa frase nella sua semplicità, ti aiuta a capire che se non disponi di un buon piano, non è possibile gestire il tuo tempo in modo efficace.

Stabilisci quali sono effettivamente le tue priorità principali, sia su base giornaliera che nel lungo termine e poi concentrati, anzitutto, su di esse.

Time management e Imprenditorialità

“Nel business, c’è un tempo per perseverare ma può esserci anche un momento in cui bisogna cambiare rotta. Quando qualcosa non funziona, a volte è necessario attendere più a lungo e aumentare i propri sforzi per ottenere risultati ma ci sono anche momenti in cui risulta definitivamente chiaro ciò che non può funzionare. Continuare ad operare senza considerare questo, ti fa solo sprecare tempo prezioso” (Ross Hill)

Bloccare un progetto o una tua nuova idea può essere certamente poco motivante ma continuare a sprecare il tuo tempo su attività che non ti portano alcun risultato o beneficio, è molto peggio.

“Come professionista o imprenditore, è importante ricordarsi dell’importanza del proprio brand e della capacità di delegare. Come un quarterback nel football, è importante guidare e portare la tua squadra verso la linea della porta avversaria, ma non andrai molto lontano senza chi blocca gli avversari e senza chi riceve e porta in meta il tuo lancio” (Brian Spero)

Devi aver chiaro come e cosa delegare.

Cerca sempre di capire come puoi evitare di sprecare il tuo prezioso tempo in compiti che potrebbero benissimo non richiedere un tuo coinvolgimento diretto.

Fai un piano per delegare questi compiti ed attività ad altri al fine di non compromettere mai la possibilità di concentrarti sulle tue priorità.

“Le relazioni sono fondamentali per il successo in qualsiasi attività. Il networking è importante per creare relazioni. Il collegamento, magari casuale, con centinaia di persone on line potrebbe non essere così altrettanto utile per il tuo business. Dedica tempo al networking. Ricorda: un solo vero rapporto di fiducia nel mondo reale vale più di mille connessioni online” (Steve Tobak)

Questa frase può suonare strana nell’era digitale e vista l’importanza odierna del web marketing per la crescita di qualsiasi attività, tuttavia ti fa porre l’attenzione sul fatto che se un’attività come il networking produce benefici, dovresti sempre evitare che altre attività, solo apparentemente o potenzialmente altrettanto efficaci, possano acquisire una più alta priorità nella tua gestione del tempo.

Pianificazione del tempo a lungo termine

“Abbiamo sempre sopravvalutato il cambiamento che si verificherà nei prossimi due anni e sottovalutato il cambiamento che avverrà ne prossimi dieci anni” (Bill Gates)

Se lo dice lui… Adottare un approccio a lungo termine sul time management, potrebbe non essere produttivo come ti aspetti in tempi brevi, ma a lungo andare, potresti stupirti di ciò che puoi realizzare!

“Un uso disciplinato del tempo che gli altri normalmente sprecano può darti un enorme vantaggio. Il ricco e famoso scrittore di thriller Scott Turow, ha scritto il suo primo libro utilizzando lo stesso tempo che hanno tutti i pendolari che la mattina prendono il treno per New York City. La differenza è che tutti quelli che erano intorno a lui, sprecavano il loro tempo. Per la maggior parte delle persone infatti questo tempo non conta nulla…. Pensaci da ora in poi quando dici a te stesso “sono solo 10 minuti” (Dan Kennedy)

Appena possibile, individua se hai spazi di tempo che vengono sprecati durante la giornata. Trasformare solo alcune di queste opportunità di tempo in tempo produttivo, può fare una grande differenza.

“Pianificare è portare il futuro nel presente in modo che si possa fare qualcosa al riguardo già adesso” (Alan Lakein)

Questa frase ha avuto per me una rilevanza incredibile. L’ho trovata immediatamente fenomenale e alquanto motivante. La pianificazione è di fondamentale importanza se vuoi avere successo.

Non importa solo quello su cui stai già lavorando, pianificare ti aiuterà a raggiungere oggi quello che si sarebbe altrimenti messo in moto solo da domani.

“Puoi avere tutto. Solo non tutto in una volta” (Oprah Winfrey)

Abbiamo tutti l’accesso a un numero limitato di risorse, sia per quanto riguarda il tempo che l’energia che il denaro… Tuttavia, anche se non puoi avere tutto in una volta, puoi decidere come allocare le risorse disponibili al fine di conseguire i risultati che desideri.

Time Management e Focus

“Uno dei motivi per i quali così pochi di noi ottengono quello che vogliono veramente è che su questo non rivolgiamo mai la giusta attenzione; non concentriamo mai su questo il nostro potere. La maggior parte delle persone si diletta su più cose durante la vita, senza mai decidere di padroneggiare qualcosa in particolare” (Anthony Robbins)

Più focalizzato sarai sul tuo lavoro, più opererai in modo mirato, più successo otterrai.

Associa un efficace time management ad una reale capacità di focalizzarti (come fossi un raggio laser) ed è molto probabile che tu possa realizzare i tuoi sogni.

“E’ meglio fare la cosa giusta lentamente che fare una cosa sbagliata in fretta” (Peter Turla)

Siamo al festival dell’ovvio?

Forse… ma modificare con attenzione le tue abitudini legate al time management, potrebbe essere l’unico modo per assicurarti che stai lavorando sulle cose “giuste”. Non devi mai lasciarti investire dalle cose “sbagliate”, perché quando accade, hai solo un sacco di cose in più da fare nella tua to do list!

Produttività attraverso il Time Management 

“Il modo in cui si misura la produttività è sbagliato. Controllare il cellulare durante la cena non è un buon metodo di misura della produttività” (Timothy Ferriss)

La vera produttività non si misura analizzando la quantità di tempo in cui sei occupato. Se non stai facendo qualcosa per spostarti da questa percezione, potresti avere già un disperato bisogno di apportare cambiamenti al tuo modo di gestire il tempo….

“Se fai subito la cosa più importante, non avrai mai più un giorno in cui non qualcosa di importante non è stato fatto” (James Cancella)

Leggila così… uno dei modi migliori per migliorare la tua produttività è quello di effettuare subito una singola importante attività, ogni giorno, all’inizio della giornata lavorativa. Ottenere subito questo risultato, ti permetterà di non poter più pensare che un’intera giornata sia stata uno spreco.

Non male per la tua motivazione e la tua energia, non credi?

“Concentra le attività più importanti nelle fasce orarie per te più produttive. Ognuno di noi ha una o più fasce orarie in cui lavora e produce in modo migliore” (Perry Marshall)

Oltre alle primissime ore del mattino, tutti noi abbiamo cicli energetici differenti nell’arco della giornata. Cerca di capire quali sono i tuoi, i momenti in cui sei più produttivo, al fine di utilizzare quell’energia particolarmente positiva per fare le cose più importanti.

Concludendo…

“Il momento migliore per iniziare era l’anno scorso. Saltata questa possibilità, fallo oggi” (Chris Guillebeau)

Questa la trovo perfetta per chiudere questo post. Smetti di pensare e inizia a fare! 

Anche se non puoi tornare indietro nel tempo, inizia oggi adottare un efficace time management. Puoi farlo in Aula, oppure puoi farlo Online.

Fabrizio Diluca